Meeting poll in Outlook Online
In questo periodo Microsoft sta rilasciando una funzionalità, relativa al calendario di Outlook Online, veramente molto utile nelle attività di tutti i giorni: la possibilità di inviare una sorta di sondaggio ai partecipanti ad una riunione, per capire quale giorno/orario preferiscono e creare il relativo evento nel calendario in base alle risposte ricevute.
In pratica, attraverso questa nuova funzionalità, Microsoft cerca di automatizzare un processo che facciamo quotidianamente prima di creare un evento; chiedere o controllare la disponibilità dei partecipanti. In questo modo risparmiamo e-mail, messaggi o telefonate per cercare l'orario di una riunione che vada bene a tutti.
L'aggiornamento è in corso di installazione in queste settimane, per tutti i clienti Office 365. Non ci sono ancora notizie se ed eventualmente quando, questa funzionalità sarà disponibile anche per la versione client di Outlook.
Da dove partire per creare un sondaggio di questo tipo?
E' disponibile un nuovo pulsante d'azione all'interno di Outlook Online, nella pagina di visualizzazione del calendario, chiamato "Poll for a time to meet" (tradotto in Italiano con "Sondaggio sull'orario per una riunione"), che permette all'utente di iniziare a creare il meeting e specificare le varie opzioni da proporre ai partecipanti.
La finestra per l'inserimento delle opzioni di data e ora, permette già di specificare i partecipanti alla riunione e, per gli utenti interni all'azienda, di verificare nel calendario quali possono essere le date per la riunione in base alle loro disponibilità.
E' possibile ovviamente invitare anche partecipanti esterni all'azienda, inserendo il loro indirizzo e-mail.
Tutti i partecipanti al meeting riceveranno una mail con una preview delle opzioni per l'incontro e un tasto per esprimere le proprie preferenze di date e orario. L'autore del meeting riceverà tutte le risposte via mail e potrà confermare una delle date proposte (che erano state inseriti comunque tutte nel proprio calendario, in modalità "hold") o proporne di nuove.
Una funzionalità veramente molto utile che, a mio parere, aggiunge un valore immenso ad Outlook Online rispetto alla versione client.
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