Connecting Tasks: l'esperienza unificata delle tue attività su Microsoft 365

Teams sta diventando il nucleo della nostra realtà lavorativa, specialmente adesso in cui gran parte del lavoro è svolto da remoto. 

La capacità di poter gestire e assegnare tasks a tutti i livelli di un’organizzazione è quindi una necessità a cui Teams vuole offrire una risposta. 

Annunciata lo scorso anno, la nuova applicazione “Tasks” ha iniziato ad essere finalmente estesa a ogni utente e ora, tutte le attività che hai su Planner e le tue attività personali in Microsoft To-Do adesso puoi ritrovarle in unica applicazione.  

In aggiunta, ci sono nuove funzionalità in Tasks: ecco le 3 più importanti. 

Lists view: Tasks in Teams mantiene la comoda visualizzazione in cui appaiono Board, Charts, e Schedule alla quale siamo abituati da Planner, ma aggiunge anche una nuova opzione per organizzare meglio visivamente tutte le attività. 

Modifica più tasks in una volta: Teams, per ottimizzare i tuoi tempi, ti offre la possibilità di applicare delle modifiche a più tasks in una volta sola. 
Ad esempio, puoi selezionare diverse attività e applicare a tutte loro lo stesso orario e ordine di priorità.  
Comodo vero?  

Tasks publishing: adatta soprattutto per le grandi aziende che hanno bisogno di una forte e stabile comunicazione interna in grado di raggiungere anche i lavoratori in prima linea, permette facilmente di distribuire attività ai lavoratori in movimento.  

Entro fine settembre queste funzionalità saranno disponibili per tutti! 

Outlook: prendi il controllo delle tue giornate 

Outlook è più di un’e-mail o un calendario: è lo strumento che usi tutti i giorni e che ti aiuta a gestire la tua giornata intorno al lavoro e agli impegni della vita. 

Per agevolarti, sono state introdotte alcune funzionalità innovative. 
1- My Day  

Attraverso My Day in Outlook, puoi visualizzare rapidamente l'organizzazione della tua giornata. 

My Day ha due schede: un calendario per la creazione e la visualizzazione di riunioni ed eventi e la scheda Attività, che consente di gestire tasks ed elenchi.  

2- Tasks dall’e-mail 

Trasforma un'e-mail in un'attività o evento trascinandola dall’elenco dei messaggi di Outlook in “My day” o attraverso l'opzione “Crea un'attività “nell'e-mail stessa. 

3- Trova le attività che hai creato su Microsoft To-Do attraverso la barra di ricerca. 

Quando selezioni la ricerca in Outlook, ti verranno mostrate le tue prime tre attività in programma, indipendentemente da dove le hai create.  

Pochi passaggi possono aiutarti a ottimizzare e a tenere sotto controllo la tua routine. 

Planner e To-Do: insieme potenziano l’esperienza di Microsoft 365. 

È da queste app che visualizzi le tue singole attività e quelle del team create in Outlook o in Teams. 

Planner e To-Do sono fondamentali per la tua operatività quotidiana e per il lavoro in gruppo, quindi sono in continua evoluzione. 

Planner è l’app perfetta per le attività di gruppo. 

Ti consente di creare facilmente schede di attività ricche di informazioni che includono file, liste di controllo, etichette e tutto ciò di cui hai bisogno per il loro completamento.  

L'intera scheda può essere organizzata e filtrata in base a priorità, destinatari e altri dettagli.  

È inoltre possibile controllare i progressi dell'intero lavoro nella visualizzazione "Charts”, in cui i grafici a torta e a barre mostrano uno stato rapido su tutte le attività del piano e sui membri del team. 

Microsoft To-Do è invece l'app di riferimento per le tue singole attività.  

Lo strumento perfetto per fissare e raggiungere le priorità della tua giornata. 

L'esperienza di Microsoft To-Do inizia con “My Day”, in cui è possibile inserire le attività su cui concentrarsi per la routine.  

Le attività aggiunte sono sincronizzate a Microsoft 365 e a Planner: tutte i tasks assegnati all'utente vengono visualizzati nell'elenco “Assegnato a te”.  

Ma la parte migliore? L'app To-Do è gratuita, il che significa che la tua famiglia e i tuoi amici con un account Microsoft possono usarlo per coordinarsi con tua vita personale.  

Ricorda inoltre che puoi persino condividere elenchi tra i tuoi account personali e di lavoro. 

Word, Excel, PowerPoint: assegna attività senza cambiare app. 

Da adesso puoi assegnare le attività utilizzando le menzioni all’interno dei commenti direttamente in Word, Excel e PowerPoint. 

In questo modo, mentre stai lavorando puoi creare e distribuire con immediatezza nuove attività ai tuoi colleghi. 

Le assegnazioni di attività con la @mention fanno ricevere ai destinatari delle notifiche e-mail con un collegamento diretto al commento nel documento.  

Cosa visualizzano i destinatari?  

La notifica e-mail mostra il tuo commento insieme alla frase Word, alla cella Excel o alla diapositiva PowerPoint associata.  

La persona che hai menzionato può anche rispondere al commento direttamente dalla sua notifica e-mail senza aprire il documento associato. 

Presto, queste attività verranno visualizzate anche in Planner e in Microsoft To-Do. 

Utile vero? Microsoft 365 sta sviluppando e implementando funzionalità simili che portino a una perfetta integrazione delle attività tra le app dedicate alla produttività quotidiana.