Certamente, hai anche la possibilità di lavorare in tempo reale insieme ad un tuo collega e visualizzare in che area del documento sta lavorando e vedere le modifiche in tempo reale attraverso la funzionalità di co-authoring delle applicazioni del pacchetto Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote).
- Per prima cosa devi accertarti che tu e il tuo collega condividete il documento su cui volete lavorare, la condivisione può avvenire tramite OneDrive for Business, Microsoft Teams, oppure tramite il sito di progetto in SharePoint Online;
- Se il file su cui volete lavorare è un file Word puoi utilizzare la collaborazione in tempo reale di Word;
- Altrimenti, puoi collaborare in uno spazio condiviso grazie a Microsoft Teams, siti di progetto o OneDrive for Business.
Questa funzionalità è presente sia nella versione client di Office che nella versione disponibile tramite il browser.
COME POSSO RIDURRE AL MINIMO IL RISCHIO DI PERDITA DI DATI?
Il miglior modo di ridurre al minimo la possibilità di perdere dati è portare i tuoi documenti sugli spazi offerti da Office365: Microsoft Teams, OneDrive for Business, oppure i siti di progetto SharePoint Online.
Dopo che avrai caricato il tuo documento all'interno di uno di questi spazi, la copia del documento salvata localmente nel tuo PC è ormai obsoleta, questo perché da ora in poi avrai a disposizione numerose nuove funzionalità, tra cui il "versionamento" che permette di salvare una versione di un documento per ogni modifica effettuata.
A questo punto, sarà semplice tornare indietro e recuperare contenuti che possono essere stati smarriti durante la condivisione dei documenti con i tuoi colleghi. In aggiunta, è disponibile il Cestino, ovvero uno spazio in cui i tuoi documenti vengono mantenuti per 30 giorni prima di essere eliminati definitivamente.
COME POSSO EVITARE IL PROLIFERARSI DELLA CREAZIONE DI COPIE DEI MIEI DOCUMENTI?
Inviare copie di documenti tramite email risulta molto scomodo e comporta un rischio maggiore di perdita di informazioni, soprattutto se questo tipo di canale viene utilizzato per collaborare su un documento. Con Office365 puoi inserire il tuo documento in un ambiente sicuro, personale (OneDrive for Business) oppure condiviso (Microsoft Teams e SharePoint Online).
- Appena avrai caricato il documento, puoi condividere il tuo documento tramite le opzioni "Condividi" e "Ottieni link", in questo modo, potrai inviare una mail a tutti coloro che vuoi permettere la collaborazione nel documento. Procedendo in questo modo, tutti avranno sempre a disposizione l'ultima versione del documento;
- Puoi gestire le versioni dei tuoi documenti tramite il menù contestuale del file alla voce "Cronologia versioni" all'interno del sito di progetto SharePoint Online.
