Office 365 offre diversi opzioni per l’archiviazione dei tuoi documenti. Prima di tutto però, devi capire di che documento si tratta e se hai la necessità di condividerlo con i tuoi colleghi in azienda o con esterni.
Possiamo quindi catalogare i tuoi documenti in queste quattro tipologie:
- File personale: questi file sono utilizzati principalmente da te e possono essere archiviati nel tuo spazio cloud tramite OneDrive for Business, tramite cui hai la possibilità di recuperare vecchie versioni, evitare la perdita dei tuoi dati, oppure fornire ai tuoi colleghi l’accesso ai documenti, in lettura o modifica, pur continuando ad esserne tu il proprietario.
- File di gruppo: questi file sono utilizzati da te e dai membri del team a cui appartieni. Dovrai salvarli all’interno del Team Site di riferimento in SharePoint Online o nel relativo gruppo all'interno di Microsoft Teams, nel quale tutti i membri potranno accedere al tuo file e collaborare con te sul contenuto.
- File di progetto: questi file sono utilizzati da te e dai tuoi colleghi con i quali condividi un progetto. Dovrai salvare questi file all’interno delle librerie di documenti presenti all’interno del sito di progetto in SharePoint Online o all'interno del team in Microsoft Teams.
- File per la comunità: questi file sono di utilità per tutta la popolazione aziendale e sarebbe ottimo condividerli tramite la intranet aziendale.