Inviare copie di documenti tramite email risulta molto scomodo e comporta un rischio maggiore di perdita di informazioni, soprattutto se questo tipo di canale viene utilizzato per collaborare su un documento. Quando si invia un file via mail, si stanno fondamentalmente creando tre copie differenti del file: quella originale, quella inviata come allegato e quella che verrà creata da chi riceve il file.
Con Office 365 puoi inserire il tuo documento in un ambiente sicuro, personale (OneDrive for Business) oppure condiviso (Microsoft Teams e SharePoint Online) e condividere il file tramite le funzionalità di sharing disponibili.
- Appena avrai caricato il documento, puoi condividerlo tramite le opzioni "Condividi" e "Ottieni link", in questo modo, potrai inviare una mail a tutti coloro a cui vuoi permettere la collaborazione nel documento. Procedendo in questo modo, tutti avranno sempre a disposizione l'ultima versione del documento;
- Puoi gestire le versioni dei tuoi documenti tramite il menù contestuale del file alla voce "Cronologia versioni" all'interno del sito SharePoint Online o all'interno di OneDrive for Business.
In questo modo, tutti lavoreranno sulla stessa singola copia del file e potrai così evitare di creare i classici file v1, v2, old, new, vFinale, ecc...
